Ablauforganisation

Das Steuerungskonzept:

Bürosimulation verdeutlicht als generelles Unternehmensspiel den funktionellen Gesamtzusammenhang eines Unternehmens. Dabei wirken nach dem Grundsatz von Aktion und Reaktion die Entscheidungen und Handlungen der einzelnen Schülerinnen und Schüler in den Abteilungen sowie der Abteilungen selbst in ursächlicher und zeitlicher Kette ineinander. Bestandteile dieses ‚Regelkreis-Modells‘ sind also mehrere ‚Regler-Objekt-Beziehungen (= Regel-Größen)‘, deren komplexes Zusammenwirken im normalen Ablauf durch die Funktionen Entscheiden, Realisieren, Messen und Vergleichen selbstbestimmend (=autonom) stabil gehalten werden kann:

Beispiel:

Regelstrecke ist in diesem Fall der Kundenkreis. Dem Regler, Abteilung Marketing und Abteilung Verkauf, ist das Ziel (Soll-Größe) von außen (extern) durch die Geschäftsleitung vorgegeben:

Steigerung des Umsatzes (Regel-Größe) von bisher 450 000 Euro um 5%.

In den betroffenen Abteilungen überlegt man, wie diese Ziele durchgesetzt werden könnten, ohne dabei den Zielen anderer Abteilungen entgegenzuwirken. Der gegliederten exakten Formulierung des Ziels folgt die Planung. Sie schließt z. B. Maßnahmen der Werbung, Preis- oder Sortimentsgestaltung ein.

Zwischen den einzelnen Möglichkeiten wird man sich für diejenige entscheiden, die verspricht, mit minimalem finanziellen Aufwand das gesetzte Ziel zu erreichen. Die Realisation (z. B. Werbemaßnahmen) wirkt als Stell-Größe auf die Regelstrecke.

Obwohl Marktschwankungen, ausgelöst durch Konkurrentenreaktionen, Änderungen der Kundenwünsche oder Konjunktureinflüsse, ebenfalls auf die Regelstrecke einwirken (Stör-Größen), wird mit Hilfe der Rückkopplung die Regel-Größe dem Wert der Soll-Größe angeglichen. Der ständige Vergleich von Soll- und Ist-Größe (Kontrolle und ggf. Abweichungsanalyse) trägt dazu wesentlich bei.

Leitungs- bzw. Sachbearbeiterebene:

regelkreis-entscheiden

Für die Sachbearbeiterin und den Sachbearbeiter kennzeichnenden Tätigkeits- und Kompetenzbereich aus der Sicht des Unternehmens. Aus der Sicht der Abteilung kann sich eine etwas andere Aufgabenbeschreibung einschließlich Zielsetzungs- und Entscheidungsbefugnissen  ergeben.
(Delegation von Handlungs- und Entscheidungskompetenz)

Die Stellenbeschreibung gibt darüber Auskunft:

Stellenaufgabe: z. B.

  • Umsetzen der geplanten Verkaufsmaßnahmen
  • Umsatzkontrolle durchführen, ggf. ergriffene Maßnahmen im Rahmen der vorgesehenen Möglichkeiten korrigieren
  • Ergebnisse dokumentieren und an Leitung weitergeben.

Die Arbeitsanweisungen

Definition und Aufbau

Wesentlicher Bestandteil einer Ablauforganisation sind eindeutige und handlungsbestimmende Arbeitsanweisungen. Sie helfen die einzelnen Aufgaben einer Stellenbeschreibung besser zu verstehen und zu bestimmen. Dabei lassen sich besonders gut Tätigkeiten der Sachbearbeiterebene beschreiben, die keinen oder nur geringen Entscheidungsinhalt aufweisen (gebundene Arbeit).
Damit ein Sachbearbeiter nach solchen Arbeitsanweisungen vorgehen kann, müssen diese folgenden Anforderungen genügen:

  • Hervorheben eines Arbeitsanstoßes (Impuls), nach dem sich eine oder mehrere Funktionen (Teilfunktionen) anstoßen lassen.
  • Überblick in die daran gebundenen Folgefunktion samt deren wirtschaftlichen und organisatorischen Auswirkungen
  • Hinweis auf Speicherort, Zugriffsberechtigung, Schutz und Verfügbarkeit der Daten
  • Hinweis auf eine Bearbeitungshilfe
  • Hinweis auf nächstfolgende/noch zu erledigende Abläufe (Teilfunktionen, ggf. mit Vorgabe der damit zu befassenden Stelle)

Bei manueller Verarbeitung

Insbesondere solche Tätigkeiten lassen sich generell regeln, die sich in gleicher oder ähnlicher Form wiederholen. Inhalt und Form der Arbeitsanweisungen hängen dabei neben einer möglichen Wichtigkeit auch von demjenigen ab, der die Arbeitsanweisungen ausführen soll (Abstraktionsgrad der Aufgabe bzw. -vermögen der Mitarbeiterin/des Mitarbeiters).

Beispiel: Rabattstaffelung abhängig von der Umsatzgröße

Hiervon zu unterscheiden sind scheinbar einfache Handlungen, welche aber komplexe Vorgänge auslösen, wie sie innerhalb automatisierter Vorgänge bei EDV-Systemen auftreten können. Analog müssen die Anforderungen an solche Arbeitsanweisungen differenzierter ausfallen.

Erfordert eine Aufgabe relevante Entscheidungen, müssen die auszuführenden Tätigkeitsschritte möglicherweise durch Entscheidungshilfen (z. B. mit einer quantifizierbaren Entscheidungstabelle) unterstützt werden.

Beispiel: Auftragsbearbeitung mit EDV


Beispiele zweier verbal formulierter Arbeitsanweisungen:

 

Das Phasenkonzept

Innerhalb eines Modellunternehmens hat jede Schülerin und jeder Schüler Aufgaben seines Tätigkeitsbereiches zu erledigen, d. h. sie/er arbeitet funktionsspezifisch. Der Unterricht muss daher durch Arbeitsanweisungen oder andere Steuerungselemente (Formulare, Diagramme, dv-Steuerung) gestützt werden, fundamentale Regelungen, die den Unterrichtsleiter (Lehrer) nachhaltig entlasten und selbstständiges Handeln der Schüler fördern (Grundsatz der Lehrinversion).

phasenkonzept

Im Laufe des Lernprozesses treten jedoch erfahrungsgemäß Störgrößen auf, die in den unterschiedlichen Arbeitsleistungen der einzelnen Abteilungen und Schüler ihre Ursache haben können. Lehrer und Schüler wären trotz vorhandener Arbeitsanweisungen in der Anfangsphase größten Schwierigkeiten ausgesetzt. Man stelle sich einen Betrieb, bestehend aus einem Chef und zwanzig Auszubildenden vor, von denen jeder eine andere kaufmännische Tätigkeit erlernen und ausüben soll. Aus diesem Grund ist es erforderlich, der funktionsspezialisierten Simulation eine funktionsparallele Phase (Hinführungsphase, gebundene Phase) vorzuschalten.

Alle Schülerinnen und Schüler handeln in der ersten Phase funktionsparallel, verrichten zeitlich also jeweils gleiche Büroarbeiten (gebundene Tätigkeit). Mittelpunkt ist dabei ein grundlegender Geschäftsablauf gegenüber einem Kunden und einem Lieferer (Anfrage – Angebot – Bestellung – Lieferung und Rechnung – Zahlungsausgleich). Er löst Nebenarbeiten aus, wie z. B. Buchen der anfallenden Belege in einem Geschäftsgang, Eintragen in Unterlagen, Ausfüllen von Zahlungsformularen, die, wie der Geschäftsablauf selbst, bereits auf eine mögliche Phase 2 (funktionsspezialisierte Tätigkeit, freie Simulation) abgestimmt sind (z. B. Name des Modellunternehmens, Kunden, Lieferer, Bankverbindungen, verwendete Unterlagen usw.).

Eine Geschäftsbeziehung zwischen Kunden und der SAPELLO GmbH (Kreislaufsystem K) entsteht durch die Vorgabe einer bestimmten monatlichen Konsumentennachfrage, der Marktsituation N. Diese Nachfrage wirkt sich mittelbar auch auf die Geschäftsaktivitäten der SAPELLO GmbH und ihren Lieferern (Kreislaufsystem L) aus. Letztere entstehen also durch den Warenbedarf der Abteilung Lager/Versand. Die Anfangsbestände der Waren werden so festgelegt, dass in einzelnen Fällen der Meldebestand (Bestellbestand) erreicht oder unterschritten ist. Zeitlich gesehen würden also einige Abteilungen zunächst unterbeschäftigt bleiben. Erst wenn die geschaffenen Impulse (Arbeitsanstöße) der beiden Kreislaufsysteme alle Abteilungen erfasst haben, trägt sich das System von selbst.

Aus dieser Erfahrung heraus ist einmalig eine besondere Ablaufplanung, eine sogenannte Übergangsphase (Vorgabesteuerung), notwendig. Tabellen und Karteien müssen angelegt, bestimmte Unterlagen (Brieforiginale, Kopien; Formulare, Vorgänge, Verarbeitungszustände, Anfangsbestände) müssen zur gleichen Zeit in allen Abteilungen sowie bei Kunden und Lieferern und weiteren beteiligten Stellen vorhanden sein. Um diesen Übergang zu regeln, muss man jedoch unterscheiden, ob am betreffenden Lernort arbeitsteilige Lernbüroarbeit bereits durchgeführt wurde oder zum ersten Mal realisiert werden soll. Im ersten Fall können bestimmte Einrichtungsarbeiten (z. B. Ablagenorganisation) dann entfallen.

Die besondere Ablaufsteuerung

Die Funktionen innerhalb eines kaufmännischen Betriebes sind sehr vielfältig. Jede Abteilung ist mit anders gearteten Arbeiten beschäftigt, die für das Erreichen des Betriebszweckes insgesamt notwendig sind. Sie können nicht als voneinander unabhängig gedacht werden. Die Tätigkeiten jeder Abteilung lösen vielmehr Arbeiten in anderen Abteilungen aus, die, wenn ein reibungsloser betrieblicher Ablauf sichergestellt sein soll, durch eine bestmögliche Organisation aufeinander abgestimmt werden müssen.
Mangelhafte Verständigung (Information) und Zusammenarbeit (Kooperation) zwischen den einzelnen Abteilungen wie auch Unterschiede im Beschäftigungsgrad können den Ablauf stören.

Während in der Ernstsituation diese Probleme durch eine verbesserte Organisation insbesondere über personelle Maßnahmen behoben werden können, setzt die Bürosimulation andere Schwerpunkte: Gesamtzahl der Beschäftigten bleibt unverändert. Schulung der Beschäftigten ist vorrangiges Ziel.
Unter diesen Gesichtspunkten ist es notwendig, für jede Abteilung innerhalb des normalen Ablaufs zusätzliche Arbeiten bereitzuhalten (vgl. auch Unterrichtsbeispiele).

Hinweis: Entsprechende Unterlagen befinden sich auch im „Downloadbereich“.

Weitere interne Links: