Beispiel:
Eine Ausgangs- bzw. Vorgangsnummer steht z. B. im „Betreff“ eines Schreibens. Sie wird durch den Ersteller des Briefes oder sonstigen Formulars vorgegeben. Andere Beispiele finden sich zur Kennzeichnung von Rechnungen, Versandaufträgen, Wareneingangsmeldungen usw.
Sobald ein solches Dokument beim Empfänger eingeht, fügt dieser ein eigenes Ordnungsmerkmal hinzu (= Eingangsnummer). Es wird z. B. mittels eines Stempelaufdrucks auf dem Brief oben rechts angebracht.
Im weiteren Briefverkehr finden sich solche Angaben in einer Betreff-Bezugszeichenzeile wieder:

Der „Betreff“ des aktuellen Briefes wird als nächsten Schritt entweder die Bestellbestätigung oder die unmittelbare Lieferung (Ausgangsrechnung) durch die Abteilung Verkauf aufweisen – z. B. bei:
» Auftragsbestätigung: 532031
» Ausgangsrechnung: 542054