Organisations- und Gestaltungsmittel
Sowohl der Aufbau als auch die zahlreichen Formen des betrieblichen Ablaufs einer Organisation erfordern Möglichkeiten und Formen zu deren Beschreibung.
Organigramme
Ein Beispiel:
Anweisungs- und Informationswege in der Sapello GmbH. Es handelt sich um die klassische Form eines Stabliniensystems.
Es ist allerdings zu bedenken, dass durch die unterrichtliche Organisation die definitorisch gegebenen Unter – bzw. Überordnungsverhältnisse (z. B. Abteilungsleitet – Sachbearbeiter) relativiert sind.
Funktionendiagramme - Stellensystemdiagramme
Einen Betrieb kann man als ein System ineinander verwobener Regelkreise bezeichnen. Das Stellensystemdiagramm zeigt anhand des Regelkreismodells, welche Funktionen von welchen Stellen bei einer bestimmten Aufgabe ausgeübt werden.
Beispiel:
In wichtigen Fragen der Kalkulation (z. B. Preisgestaltung) besprechen sich die Leitung der Abteilungen Marketing, Verkauf und Rechnungswesen gemeinsam, legen Planungswerte fest. Dies erfolgt nach den gemeinsamen Zielvorgaben der Prokuristin/des Prokuristen und der Leitung der Abteilung Verkauf, usw.
Die Stellenbeschreibung
Sie gliedert sich grob in drei Bestandteile:
- Stelleneingliederung
Beschreibung der organisatorischen Eingliederung des Stelleninhabers
Beispiel:- Sachbearbeiter im Verkauf (Kostenstelle: Vertrieb)
- Stellenaufgabe
Erläuterung der Aufgaben und Befugnisse
Beispiel:- Eigenständige Bearbeitung und termingerechte Erledingungen aller eingehenden Aufträge
- Bearbeiten und termingerechtes Erledigen von Anfragen und Reklamationen aus dem zugeordneten Kundenkreis
- Erstellen individueller und monatlicher Umsatzvergleiche
usw.
- Stellenanforderungen
wichtige Anforderungen wie Vorbildung, besondere Kenntnisse und Fertigkeiten und entsprechende durchschaubare Bewertungsmaßstäbe
Beispiel:- mittlerer Bildungsabschluss, kaufmännische Ausbildung
- fundamentierte Betriebserfahrung im Innendienst
- PC-Anwenderkenntnisse (Standardsoftware), Netzwerkerfahrung als Anwender, Übung im Maschinenschreiben
usw.
Formulare
Formulare ebenso wie Bildschirmmasken erfassen und steuern Daten (Dateneingabe). Zugleich kontrollieren sie deren Richtigkeit und Gültigkeit. Sie gewährleisten auch deren Verfügbarkeit (Datenausgabe)
Siehe auch Menüpunkt Formularverwaltung sowie den Downloadbereich.
Ablaufdiagramme (Kontrollstrukturen)
Arbeitsablaufdiagramm bzw. Programmablaufplan (PAP)
Beim Arbeitsablaufdiagramm (links bzw. oben) liegt der Schwerpunkt auf der Darstellung der Tätigkeiten und den vorkommenden Entscheidungen (vgl. auch Programmablaufplan PAP). Jede Entscheidung besteht aus einer eindeutigen Antwort „JA“ oder „NEIN“, welche die Folge der Tätigkeiten beeinflusst. Die Struktur ist durch die Ablauflinie hervorgehoben. Sie verläuft vornehmlich von oben nach unten bzw. von links nach rechts. Die einzelnen zu verwendeten Symbole sind als DIN-Norm festgelegt (DIN 66001).
Verbreitet ist auch eine Diagrammart (Datenflussdiagramm, rechts bzw. unten), welche als Schwerpunkt den Datenfluss (Datenträger) wie auch die beteiligten Verarbeitungsstationen hervorhebt.
Im Struktogramm (DIN 66261) wird die kompakte Struktur (Kontrollstruktur) eines Ablaufs dargestellt.