Konferenz
Innerhalb des Simulationsbüros sind 20 Schülerinnen und Schüler beschäftigt, zwei in jeder Abteilung. Während der freien Simulationsphase von etwa fünf Monaten sollen die Beschäftigten möglichst oft in andere Abteilungen umgesetzt werden, um deren Arbeiten kennenzulernen. Störungen des Ablaufs dürfen jedoch dadurch nicht entstehen. Chef und Prokurist der Sapello GmbH überlegen, wie dieses Problem zu lösen sei:
| Prokurist Kranz: | „Ich habe mir das Ganze bereits überlegt. Man könnte Herrn Stoll in Abteilung 6, Herrn Maas in …“ |
| Chef Burger | „Aber Herr Kranz. Sehen Sie doch die Vielzahl der Aspekte! Ich halte es für ratsam, dass sie am besten von vielen besprochen und die Entscheidung von einem größeren Kreis getragen wird.“ |
| Kranz: | „Sehr richtig. Man kann die einzelnen AbteilungsleiterInnen morgen früh zu einer kurzen Besprechung bitten.“ |
| Burger: | „Sie wollen also ein Meeting vorschlagen?“ |
| Kranz: | „Eine Konferenz erscheint zur Lösung des Problems wohl besser. Ich werde die entsprechenden Vorbereitungen treffen.“ |
Kranz überlegt sich die genaue Formulierung des Themas:
„Umsetzen der Beschäftigten in andere Abteilungen während der freien Simulationsphase.“
Es wird in zwei Teilprobleme untergliedert:
- Auswirkungen auf Beschäftigte
- Auswirkungen auf den Geschäftsablauf
Hinsichtlich der personellen Vorbereitung erhebt sich die Frage nach dem Kreis der Konferenzteilnehmer. Nach Meinung von Kranz können sämtliche Abteilungsleiter zur Lösung beitragen, aber auch solche Personen, die auf eigenen Wunsch zum Thema etwas sagen möchten. Der Teilnehmerkreis darf dadurch allerdings nicht zu groß werden.
Kranz informiert die Abteilungsleiter schriftlich.
Sekretärin Neu und Kranz sprechen über die technische Vorbereitung:
| Neu: | „Ich habe das Konferenzzimmer für morgen richten lassen. Die Sitzordnung liegt schon fest.“ |
| Kranz: | „Hoffentlich sitzt dieser Meier nicht wieder neben Kloss!“ |
| Neu: | „Ich kann Sie beruhigen, aber Meier führt diesmal Protokoll.“ |
Während der Konferenz ist es Aufgabe der Teilnehmer, auf Inhalt, Verlauf sowie das Verhalten (Interaktion) der Beteiligten zu achten. Die Gruppe soll sich durch Zusammenarbeit (Kohäsion) eindeutig auf das Konferenzziel hinbewegen (Lokomotion).
Zu Konferenzbeginn wird das Problem diskutiert:
| Teilnehmer Knapp: | „Vorweg darf ich bitten, die Konferenz auf nächste Woche zu verschieben. Ich erfuhr Thema und Termin erst heute Morgen. Es war mir nicht möglich, die Beschäftigten meiner Abteilung zu befragen und mich dementsprechend vorzubereiten.“ |
| Burger: | „Herr Kranz! Hatten Sie nicht alle Teilnehmer informiert?“ |
| Kranz: | „Natürlich. Ich habe an jeden eine schriftliche Einladung verschickt.“ |
| Knapp: | „Ich habe keine bekommen.“ |
| Burger: | „Hatten Sie nicht die Zusage der Teilnehmer erbeten?“ |
| Kranz: | „Nein …“ |
| Burger: | „Herr Knapp, es tut mir leid, aber die Angelegenheit erlaubt keinen Aufschub.“ |
| Teilnehmer Frank: | „Ich bin der Auffassung, alle Beschäftigten auf ihren Posten zu belassen. Jeder hat sich gerade einigermaßen eingearbeitet.“ |
| Teilnehmerin Ludwig: | „Sie denken viel zu altmodisch.“ |
| Teilnehmer Kurz: | „Ein Wechsel wäre bestimmt von Nutzen. In Krankheitsfällen sind dann Vertretungen eher möglich.“ |
| (Beiträge weiterer Teilnehmerinnen und Teilnehmer:) | … |
Jeder Lösungsvorschlag muss kritisch überprüft werden.
Zu berücksichtigen sind wirtschaftliche, technische, organisatorische, menschliche und soziale Gesichtspunkte.
Die Vorschläge sind dann in eine Rangordnung zu bringen, nach der eine Durchführung sein muss, soll, kann oder darf.
Nach der Problemphase, in der die Teilnehmer Argumente darlegen konnten, hat jeder von der Sache eine feste Vorstellung gewonnen (Phase der Bildgestaltung) und ist in der Lage ein Urteil abzugeben.
| Burger: |
„Meine Damen und Herren! Ich darf Ihnen die wesentlichen Lösungsvorstellungen kurz zusammenfassen: …“ „Nun, wie ist Ihr Urteil?“ |
Burger beendet die Urteilsphase, formuliert den Entschluss und gibt das Ergebnis bekannt. Mit einem kurzen Dank an die Teilnehmerinnen und Teilnehmer schließt er die Konferenz.
Konferenzen sind typische Aufgaben des Managements. Entscheidungen wirken sich auf die Entwicklung des gesamten Unternehmens aus.
Die Konferenzteilnehmerinnen und -teilnehmer müssen sich im Voraus über das Thema Informationen verschaffen bzw. verschaffen können und während der Konferenz nützliche Argument, Fragen oder Einfälle sowie das Ergebnis notieren.
Bei internen Konferenzen erstellt eine Schriftführerin/ein Schriftführer das Protokoll in Form eines Ergebnisberichts. Wichtige Gliederungspunkte sind:
- Thema
- Datum, Dauer und Ort der Konferenz
- Teilnehmerinnen und Teilnehmer (Anhang als bestätigte Liste)
- Leitung
- Ergebnis und noch offene Fragen
- Unterschrift der Schriftführerin/des Schriftführers
Anmerkung: Zur Vorbereitung, Durchführung, Nachbereitung dieser aktuellen Konferenz wie auch zu den handelnden Personen lassen sich kennzeichnende, aber auch kritische Fragen zusammenstellen.