Formularverwaltung
Art und Zahl der verwendeten Formulare hängt von verschiedenen Faktoren ab – z. B.
- Wahl des Simulationsmodells
In diese Entscheidung gehen sowohl Überlegungen didaktischer (= Stoff), personaler Art (= Schüler) als auch der zur Verfügung stehenden Unterrichtszeit ein. - Integrationsgrad
Die bei den im Lernbüro geschaffenen funktionellen Beziehungen zeigen einen unterschiedlich intensiven Verflechtungsgrad z. B. mit benachbarten Unterrichtsfächern („Nachbardisziplinen“). - Rationalisierungs- und Automatisierungsgrad
Einzelne betriebliche Vorgänge gehen nach und nach in größere Organisationseinheiten über, welche neben der manuellen Bewältigung in einen automatisierten Ablauf samt den dort erzeugten Ergebnissen (Bildschirmmasken, Ausdrucke) aufweisen können.
Die Nummernorganisation
Beispiel:
Eine Ausgangs- bzw. Vorgangsnummer steht z. B. im „Betreff“ eines Schreibens. Sie wird durch den Ersteller des Briefes oder sonstigen Formulars vorgegeben. Andere Beispiele finden sich zur Kennzeichnung von Rechnungen, Versandaufträgen, Wareneingangsmeldungen usw.
Sobald ein solches Dokument beim Empfänger eingeht, fügt dieser ein eigenes Ordnungsmerkmal hinzu (= Eingangsnummer). Es wird z. B. mittels eines Stempelaufdrucks auf dem Brief oben rechts angebracht.
Im weiteren Briefverkehr finden sich solche Angaben in einer Betreff-Bezugszeichenzeile wieder:
Der „Betreff“ des aktuellen Briefes wird als nächsten Schritt entweder die Bestellbestätigung oder die unmittelbare Lieferung (Ausgangsrechnung) durch die Abteilung Verkauf aufweisen – z. B. bei:
» Auftragsbestätigung: 532031
» Ausgangsrechnung: 542054
Bei der Simulationsfirma SAPELLO GmbH wie auch den angeschlossenen Außenstellen stammen Ausgangs- wie auch Eingangsnummer aus sogenannten Vorgangslisten (z. B. „Liste Aufträge“ der Außenstelle Kunden bzw. „Liste Auftragsbestätigung“ der Abteilung Verkauf der SAPELLO GmbH). Mit der Eingangsnummer erfolgt die Registrierung, grundsätzlich mit dem Eingangsdatum (bspw. Eingangsstempel durch die Poststelle in Abteilung Allgemeine Verwaltung).
Ein Auszug der Kennzeichnung von Vorgängen (zweite Stelle der „Briefnummer“):
Abteilung Verkauf:
0 = Anfrage 1 = Angebot 2 = Auftrag 3 = Auftragsbestätigung 4 = Ausgangsrechnung usw.
Außenstelle Kunden:
0 = Anfrage 1 = Angebot 2 = Bestellung 3 = Auftragsbestätigung 4 = Eingangsrechnung usw.
Anmerkung: In einer automatisierten Verarbeitung (EDV) bilden in einem Datenbanksystem z. B. unterschiedliche Tabellen das eigentliche Datengerüst ab. Innerhalb einer Tabelle wird meist über einen Index (Primärschlüssel) geordnet auf den Datenbestand zugegriffen. Ein Primärschlüssel wird mit jedem neuen Datensatz automatisch ergänzt. Die innerhalb der Bürosimulation verwendeten Listen erlauben einen strukturellen Vergleich.
Angebot und Bestellung in Vorgangstabelle eintragen - ein Beispiel:
Eine Auswahl der im Simulationsbüro verwendeten Formulare bzw. damit verbundener Aufgabenstellungen (nach Abteilungen gegliedert):
Abteilungen der Simulationsfirma Sapello GmbH:
- Allgemeine Verwaltung (Posteineingangsbuch und Postausgangsbuch, Personalfragebogen, Personalkartei, Anstellungsvertrag, Gehaltsabrechnung),
- Einkauf (Einkaufs– und Lagerkartei, Einkaufskalkulation, Erfolgsstatistik),
- Lager/Versand (Versandauftrag MVA, Liefer- und Empfangsschein, Wareneingangsmeldung MWE, Lagerkartei, Lagerstatistik),
- Marketing (Marktanalyse, Imagemessung von Produkten, Verkaufsinformationen für Reisende, Homepage),
- Verkauf (Kunden– und Lagerkartei, Verkaufskalkulation, Erfolgsstatistik, Vorkalkulation, Verkaufskonditionen),
- Rechnungswesen (Nachkalkulation, Zahlungsverkehr, Buchführung, Bilanz und Bilanzanalyse, Gewinn- und Verlustrechnung).
Außenstellen Lieferer und Kunden:
Grundsätzlich liegen hier mit der Simulationsfirma vergleichbare Organisationsformen und -unterlagen in reduziertem Umfang vor.
- Lieferer (Listen, Formulare, Karteien, Statistiken),
- Kunden (Listen, Formulare, Karteien, Statistiken).
Außenstellen Post/Bahn/Weitere und Geldinstitute
Wegen ihrer komplexen Struktur müssen diese Themenbereiche teilweise didaktisch reduziert aufbereitet werden – z. B. durch Vorgabe von Teillösungen bzw. der Verwendung grafischer Darstellungshilfen.
- Post/Bahn/Weitere (z. B. optimale Logistik, Auskunft einholen mit Kreditsicherungsansicht, Fragen zum Lohnsteuerjahresausgleich),
- Geldinstitute (Zahlungssysteme, Kontoführung, Anlagenberatung, Kontokorrentabrechnung).