Organisationsentwicklung innerhalb des Lernbüros (Bürosimulation)

Das Lernbüro als Ort schulischen Lernens enthält Strukturelemente einer betrieblichen Organisation, aber auch die Kriterien zur Erfüllung vorgegebener Lernziele und Maßstäbe der Leistungsmessung. Wie in keiner anderen schulischen Umgebung findet hier ein in hohem Maße selbstorganisierter eigenverantwortlicher Unterricht statt.

Im Besonderen treten in dieser Unterrichtsform Lernaspekte und -erfahrungen auf, die aus der Praxissimulation, dem Nachahmen realitätsnaher Abläufe entstammen.

Regelkreis ENTSCHEIDEN

Das Schaubild macht die notwendigen Differenzierungen deutlich. Je nach betrieblicher Stellenbeschreibung haben z. B. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mehr Sacharbeit (eher grüner Bereich) und weniger Managementaufgaben zu erledigen. Abweichungen beim Soll-Ist-Vergleich werden ggf. durch einfaches Nachregeln behoben, in betrieblichen Abläufen allerdings ein sehr bedeutsamer Gesichtspunkt. Es zeigen sich Verantwortung und Flexibilität der Schüler (Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter), welche nach richtiger Einschätzung zu einer Abweichungsanalyse auf höherer Entscheidungsebene führen. Damit dies in sinnvoller und angemessener Weise geschehen kann, ist zwischen den Beteiligten ein Verhältnis der Anerkennung und des Vertrauens notwendig.

Die Entwicklung innerhalb einer Organisation wirkt sich dort stark aus, wo Rationalisierungen menschliche Arbeit nachhaltig verändern oder sogar entbehrlich machen.

Beispiele aus dem Lernbürounterricht (Bürosimulation):

  • Ein Schüler richtet seine Tätigkeit innerhalb seines Arbeitsplatzes streng nach den vorgegebenen Arbeitsanweisungen aus. Diese enthalten jedoch keine ausreichend exakten Vorgaben für die zu erledigende Arbeit. Er versucht diesen Mangel zu umgehen, indem er sich anderen vermeintlich ebenfalls wichtigen Aufgaben zuwendet. Diesen Konflikt teilt er nicht seiner vorgesetzten Stelle (z. B. der Unterrichtsleitung) mit, weil er eine negative Bewertung fürchtet.
  • Ein Schüler verbleibt bei seiner bisherigen Vorgehensweise (z. B. Regel/Rhythmus: schriftliche Anfrage → Angebot → Bestellung), wo bei einer stabilen Geschäftsbeziehung u. U. eine unmittelbare Bestellung für den reibungslosen Geschäftsablauf besser wäre.
  • Die Konferenz aller Schüler (Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter) entscheidet sich gegen ‚Job-Rotation‘, weil sich jeder inzwischen gut in seinen Aufgaben auskennt und die dafür bestehenden Bewertungsmaßstäbe jedem vertraut sind.

Schulisch muss Lernbürounterricht erst geplant und organisiert werden. Hierzu ist die Lernsituation zu beachten. Der „Lernbetrieb“ stützt sich vornehmlich auf unerfahrene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Es handelt sich um einen „Ausbildungsbetrieb“, welcher ausschließlich aus Auszubildenden ohne Praxiserfahrung besteht. In vielen Fällen wird solch eine Organisation erst aufgebaut. Intensität und Richtung (Lernziele und Lerninhalte) lassen sich zunächst noch nicht genau beschreiben. Eine eher flexible Vorgehensweise erscheint ratsam.

Folgende mögliche Entwicklungsformen bzw. Gestaltungsstufen sollen dies verdeutlichen:

  1. Manuelle Büroarbeit

Förderlich für das „Begreifen“ fundamentaler und einfacher Zusammenhänge. Die Auseinandersetzung mit den Lerngegenständen ist körperlich erfahrbar (z. B. Informationen notieren, ordnen oder aufbewahren; Zahlen und Werte richtig einordnen (z. B. Inventur mit zählen, messen, wiegen, schätzen und bewerten); eigenes Handeln als Voraussetzung oder auch Folge für das Handeln anderer begreifen und bewerten (z. B. Verantwortung innerhalb einer Gruppe)

  1. Manuelle Büroarbeit, situativ DV-gestützt

Beim mehrmaligen Vollzug bestimmter Abläufe (z. B. Schreiben einer Anfrage, Kalkulation des Bezugspreises eines Artikels, Führen des Lagerbestandes) wächst bei den Beschäftigten sehr schnell der Wunsch, diese Routinen mithilfe eines DV-Programmes zu erledigen. Je nach Lernvoraussetzungen (Abstraktionsvermögen, EDV- und BWL-Kenntnissen) kann die Unterrichtsleitung entscheiden, den Schülerinnen und Schülern fertige Programmlösungen zur Verfügung zu stellen (z. B. das Formular einer Textverarbeitung, die fertige Lagerbestandsliste einer Tabellenkalkulation) oder diese als neue EDV-Anwendungen erstellen zu lassen. Hierzu empfiehlt sich die traditionelle Bürosoftware (z. B. Microsoft Office, Libre Office o. a.).

  1. Manuelle Büroarbeit, DV-kontrollierte Teilabläufe

In einer weiteren Stufe wächst bei den Beschäftigten der Sapello GmbH, aber auch innerhalb der zuarbeitenden Außenstellen (z. B. Dienste, Geldinstitute) der Wunsch nach Datenintegration. Hierfür sind dann die entsprechenden Branchenlösungen ggf. eine Lösung (z. B. Auftragsbearbeitung, Finanzbuchhaltung) geeignet. Besondere Außenstellen stellen die Kunden und Lieferer dar, welche jeweils aus mehreren selbstständigen Unternehmen bestehen (vgl. Lieferer- und Kundenliste bzw. Marktsituationen N und P). D. h. zur Möglichkeit, alle Abteilungsaufgaben in einem Kunden- oder Liefererunternehmen zusammenzufassen, stellt sich ggf. die Frage der Mandantenfähigkeit anzuwendender Programme. Einfacher scheint demgegenüber der Weg, eine integrierte übersichtsweise Lösung zu verwenden (z. B. anhand der Tabellenkalkulation eine Erfolgsstatistik bzw. Tabellenübersichten zu Anfragen, Angebote, Bestellungen und Lager führen).

  1. Teilautomatisierte Büroarbeit mit Datenintegration

Sobald die Integration von Daten fortschreitet, wird die geordnete Dateneingabe, – verarbeitung und -ausgabe notwendig (erweitertes EVA-Prinzip). Neben allgemeinen organisatorischen Regelungen treten geordnete und vereinbarte Datenstrukturen in den Vordergrund. Es werden Prinzipien von Datensicherung und Datenschutz wie auch das Vermeiden von Redundanzen wichtig.

Unterrichtlich erfordert dies einen ggf. weiterentwickelten Ansatz. Lerntechniken zur Problemdefinition und Problemanalyse und daraus folgenden Lösungsverfahren (Algorithmen) können unabhängig notwendiger Routinearbeiten (Standardabläufe) in den Vordergrund treten.

Bürosimulation lässt sich zunehmend in differenzierten Anforderungsebenen unterrichten. Die innerhalb der Schule vorherrschende Klassen- bzw. Kursstruktur erfordert allerdings besondere Maßnahmen der Vor- und Nachbereitung.

  1. Automatisierte Büroarbeit mit manueller Schnittstellenauswertung

Differenzierungsformen sind möglich. Das für Schülerin und Schüler definierte Anforderungsprofil lässt sich von einfachen Abläufen bis zu komplexen Lernsituationen beschreiben, vergleichbar mit einer praxisorientierten Organisation (vgl. Managementebenen, Ebenen der Sachaufgaben, welche sich anhand der Entscheidungs- und Kompetenzinhalte unterscheiden).

  1. Vollautomatisierte Büroarbeit (Warenwirtschaftssystem, Finanzbuchhaltung)

Das schulische Lernen ähnelt zusehends der betrieblichen Ausbildungsrealität. Das komplexe Organisationssystem begegnet dem „Auszubildenden“, der idealerweise didaktisch und methodisch richtig und angemessen angeleitet wird.

Lernen kann sich aus Beobachten, Nachahmen oder modellhaften Strukturen entwickeln. Als zusätzlich bedeutsam stellt sich auch die mögliche nachgelagerte eigenverantwortliche inhaltliche Einordnung und Strukturierung dar. Dies kann dann unter Umständen auch mittels kleiner Verknüpfungsimpulse geschehen. Ich möchte das als latent vorhandenes Lernreservoir bezeichnen.

Beispiele:

  • Eine Schülerin (Mitarbeiterin) leitet wie gewohnt die aus der Auftragsverarbeitung vorliegenden Bestellvorschläge zur Freigabe weiter. Nach einer Teambesprechung wird ihr verständlich, dass diese Bestellvorschläge von Marktsituation (Kundennachfragen) und Lieferzeiten abhängig sind. Ihre Bemerkung in der Besprechung: „Jetzt werden mir die Zusammenhänge erst deutlich.“
  • Ein Schüler (Mitarbeiter) arbeitet mit einem Warenwirtschaftssystem und ist mit dem Ausdruck von Preislisten für den Verkauf beschäftigt. Er bemerkt: „Wegen so etwas haben wir früher mit Tabellen und Taschenrechner wie lange gearbeitet.“

Anmerkung:

Zwischen dem Automatisierungsgrad der Bürosimulation und der unterrichtlichen Beschäftigung der Schüler besteht folgender Zusammenhang:

Um die anfallenden betrieblichen Aufgaben bei zunehmendem Automatisierungsgrad zu erledigen, werden immer weniger Schülerinnen und Schüler benötigt. Ein funktionsspezialisiertes geschäftsmäßiges Arbeiten in gewohnter Klassenstärke wird schwierig, ja nahezu unmöglich.