Organisation im Lernbüro - Stempel
Anmerkung:
Für das Verwenden von Stempeln lassen sich sowohl Nachteile als auch Vorteile anführen.
Aktuelle Nachweise werden durch elektronisch erstellte und verwaltete Daten entbehrlich, teilweise anonymisiert. Stattdessen erscheinen eine sorgfältige Datensicherung, ein gewissenhafter Datenschutz, aber auch Transparenz bedeutsamer.
Didaktisch gesehen können Stempel wegen deren unmittelbaren, anschaulichen, prägenden und erlebbaren Wirkung sinnvoll sein. Andererseits lassen sich „Stempelaufdrucke“ auch „fachfremd“ bzw. missbräuchlich verwenden.
Eingegangen – schriftliche Dokumente erhalten unmittelbar nach dem Eintreffen (im Verantwortungsbereich, z. B. der Poststelle unseres Unternehmens) diesen Stempelaufdruck. Er erhält das Eingangsdatum und ggf. den Hinweis, welche Abteilung(en) für die Bearbeitung verantwortlich sein soll(en).
In der Praxis existieren hierzu häufig automatisierte Lösungen.
Das Dokument (z. B. Eingangsrechnung), welches die Zahlungsverpflichtung beschreibt, erhält diesen Aufdruck und damit den Hinweis, dass die Zahlungsverpflichtung – häufig durch Barzahlung – damit erfüllt wurde. Der Zusatz „durch“ kann auch einen Hinweis auf das verwendete Zahlungsmittel enthalten z. B. statt „bar“ durch „Scheck“ (= zahlungshalber).
Bei den allgemein üblichen unbaren Zahlungsvorgängen erübrigt sich der „Bezahlt Stempel“.
Stempel zur Rechnungsprüfung
Das „Vorkontieren“ geht der eigentlichen Buchung voraus. Der Stempel ist eine bewährte Möglichkeit, diesen Vorgang sowohl fachlich als auch prozessual zu trennen, notwendig auch wegen der Verbindlichkeit der folgenden Buchung.
Statt des Kontierungsstempels können auch listenförmige Nachweise sinnvoll sein, wie sie auch bei elektronischer Buchung angewandt werden.
Entwurf eines Firmenstempels
Ein dem tatsächlichen Aussehen aus der Praxis nahekommender Stempel. Durch ihn wird der eigentliche Dienst (z. B. Postbrief) und die als Nachweis bedeutsamen Angaben wie Datum und Uhrzeit dokumentiert.
Ähnlich wie der zuvor gestalteter Stempel. Durch ihn wird der Dienst (z. B. Pakettransport) und die als Nachweis bedeutsamen Angaben wie Datum und Uhrzeit dokumentiert.
Stempel zur Kennzeichnung einer Dokument-Kopie.
Gilt z. B. auch für ein Dokument aus eingescanntem Original.
Ein sogenannter Prüfstempel – für die Unterrichtsleitung. Er kann die Prüfung eines Vorganges auf organisatorische Richtigkeit in der Bürosimulation (z. B. Stellenbeschreibung) wie auch einen didaktisch-methodischen Verfahrensaspekt betreffen (z. B. Simulationsmodell).